Come ogni sessione di laurea mi ritrovo a rivedere le slide per la presentazione delle tesi che ho seguito come relatore davanti alle commissioni di laurea. E poi ad assistere alle presentazioni.

Provo a riassumere qui alcuni principi e linee guida che di solito fornisco ai miei studenti, come promemoria mio e nella speranza che possa essere di aiuto ad altri.

PRINCIPI BASE

Presentazione: si tratta di una presentazione, l’obiettivo è quello di catturare l’attenzione degli spettatori, trasmettere informazioni che permettano di valorizzare il lavoro fatto. Tutto ciò che non concorre a questi obiettivi o contrasta con essi in quanto sottrae risorse utili dovrebbe essere tagliato.
Regole: la presentazione viene svolta in un contesto denso di regole: il dress code, la lingua, l’orario, il tempo a disposizione. Conosci bene le regole e rispettale, ogni violazione può infastidire chi ti ascolta e giudica.
Tempo: Il tempo è una risorsa preziosa che deve essere usato saggiamente. Ogni istante utilizzato bene è un’informazione in meno che riesci a trasmettere e uno spreco del tempo di chi ti ascolta.
Data/Ink: Ogni pixel che non sia di sfondo dovrebbe portare informazione. Edward Tufte parla di Data-Ink ratio, quanti dati trasmette ogni goccia di inchiostro: questa è una misura che bisogna massimizzare (con giudizio).
7±2: La capacità di attenzione della mente umana è limitata a 7±2 concetti presenti allo stesso tempo, infarcire le slide con troppi elementi comporta uno sforzo cognitivo elevato, stanchezza e quindi scarsa efficacia della presentazione.
Semantica: La semantica di quello che mostri (diagrammi, grafici, formule) deve essere chiara: o è una convenzione nota all’uditorio, oppure la devi spiegare esplicitamente.

SUGGERIMENTI

Siate puntuali e fatevi trovare pronti quando tocca a voi, se usate il vostro PC deve essere acceso con la presentazione aperta, se usata il PC dell’aula premuratevi di caricare la vostra presentazione prima dell’inizio della sessione
Ogni slide richiede 1 o 2 minuti (alcune anche più) perciò se dovete parlare 20 minuti preparate al più 10-15 slide.
Calcolate bene il tempo per non sforare il tempo assegnato. Sforare dimostra scarsa capacità organizzativa e mancanza di rispetto verso la commissione ed i vostri colleghi che vi seguiranno: un disastro.
Preparatevi bene il discorso prima provandolo qualche volta in modo da utilizzare al meglio il tempo disponibile.
Provate a guardare le slide sul monitor del PC da 2 o 3 metri, quello che non si legge o si toglie o si ingrandisce: altrimenti è una macchia di colore = nessuna informazione.
Non leggete il contenuto delle slide: l’impressione netta è di non conoscere l’argomento o, nel migliore dei casi, di aver trascurato la preparazione.
Non riportate lunghe frasi o frammenti di testo: se le leggete voi sarete quantomeno noiosi, se le leggono gli spettatori non ascolteranno quello che dite.
Limitate il numero di item o elementi presenti nelle slide: il rischio è che gli spettatori non riescano ad assimilarli facilmente e dedichino troppa attenzione alle slide e poca alle vostre parole (7±2).
Curate i grafici e soprattutto evitate i grafici a torta e quelli in 3D.
Curate la qualità delle immagini: utilizzare (se possibile) formati vettoriali ed evitate immagini in formato formato raster che possono portare all’effetto di sgranamento.
Evitate la slide finale con i ringraziamenti o il punto interrogativo, usatela per ricapitolare usandola come contesto per la discussione, ad esempio con delle minature.
Evitate la slide iniziale con agenda/contenuti a meno che dobbiate parlare per lungo tempo e la dobbiate richiamare nel corso del discorso.

RIFERIMENTI

Questi sono alcuni suggerimenti essenziali, ma ci sono molte altre cose da sapere per fare una buona presentazione e visualizzare correttamente i dati.

Un minimo compendio che consiglio vivamente include:

E.Tufte. The Visual Display of Quantitative Information, 2nd Ed. Graphics Pr., 2001
G.Reynolds. Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery (2nd Edition), New Riders, 2011
S.Few. Show Me the Numbers: Designing Tables and Graphs to Enlighten, 2nd Ed., Analytics Pr., 2012

Se si vuole approfondire, i tre autori mantengono anche degli interessanti siti/blog: